| Systemet har en omfattende rykkerprocedure, som dækker fra den første rykkerskrivelse, hvor kunden gøres opmærksom på, at vi endnu ikke har modtaget forfalden betaling, og helt frem til sagen må videregives til inkasso. Det anbefales, at rykkerkørsel gennemføres med faste intervaller. Det kan være hver 14. dag eller månedsvis. Ved månedsvis kørsel, vil debitoren få inkassovarsel ca. 4 måneder efter at betalingsfristen er overskredet. I så fald skal ventedage mellem de enkelte rykkere sættes f.eks. til henholdsvis 8, 30, 30 og 30. Hvis der ønskes et tættere løb, må proceduren gentages oftere, og ventedage mellem de forskellige rykkere må sættes til et lavere tal f.eks. 8, 14, 14 og 14. |
1. Klik på fanen “Kørsler“
2. Klik på det lille ikon nederst i højre hjørne af feltet “Debitorkørsler” – så feltet udvider sig.
3. Klik på ikonet ” Rykkerkørsel”
Kartoteket for Rykkerkørsel er opdelt med 2 faneblade, Rykkerkørsel samt Opsætning. Fanebladenes felter og knapfunktioner beskrives i det følgende, herefter følger afsnittet om Fremgangsmåde for Rykkerkørsel.
Start med fanebladet “Opsætning”, da der en række parametre, som skal opsættes før der kan foretages en rykkerkørsel.
1. Klik på fanen “Opsætning”
2. Klik på ikonet i feltet “Kilde”, og vælg “Rykkergebyrer”.
3. Indtast det skyldige beløb du vil starte din rykkerkørsel ved.
4. I feltet “Momskode for gebyr” skal du vælge “Ingen salgsmoms“
5. Indsæt det gebyr rykkeren skal koste ekskl. moms
6. Indsæt det antal dage der skal være mellem hver af de forskellige rykkere
7. Ved at markere i feltet “Overspring” kan du gå direkte fra rykker 1 til rykker 3.
8. Skriv teksten der skal på dine forskellige rykkerskrivelser. Teksten skal tilføjes alle faner, da hver skrivelse er individuel.
En god ide er at oprette forskellige tekster der beskriver fristens længde, så der ikke senere kan være tvivlsspørgsmål.
Opsætningen gemmes i systemet.
| Oplysninger til de enkelte felter, og knapper |
| Afgrænsning | |
| Debitor | Via ikonet kan der afgrænses på debitornummer.Feltet kan efterlades blankt. Venstre felt = FRA debitornr. Højre felt = TIL debitornr. Hvis felterne forbliver blanke, medtages alle debitorer |
| Gruppering | Her kan afgrænses på debitorgrupper. Feltet kan også efterlades blankt. |
| Rykkerstatus | Her udpeges den/de rykkerstatus for hvilke, der ønskes rykket. Feltet kan efterlades blankt |
| Opgjort pr. | Datoen for rykkerkørslen. |
| Posteringstekst | Her kan skrives en tekst som rykkergebyret skal have ved bogføringen. Teksten vil fremstå ved bogføringen af rykkergebyret på finans- og debitorbogføringen |
| Navnesortering | Ved markering her bliver listen sorteret efter navn |
| Udelad spærrede kunder | Ved markering her bliver spærrede kunder udeladt fra rykkerlisten |
| Bogfør | |
| Gebyrer | Her angives om rykkergebyret skal bogføres |
| Optæl rykkerstatus | Hvis dette felt er markeret, optælles rykkerstatus på debitoren, så næste rykkerkørsel vil ske med næste trin i forløbet. |
| Saml rykkere på højeste status | Hvis dette felt markeres (med flueben) vil det bevirke, at såfremt der er flere posteringer på debitoren der skal rykkes for, samles de på én rykkerskrivelse med den højeste rykkerstatus på den viste rykkeroversigt. Markeres feltet ikke udskrives en rykkerskrivelse pr. status, d.v.s. at debitoren vil få en rykker pr. rykkerstatus, hvorpå alle posteringer med samme rykkerstatus vil blive samlet på rykkerskrivelsen |
| Spær debitor ved status | Via ikonet angives om der automatisk skal laves spærring på debitoren ved udsendelse af rykker. Såfremt man ikke ønsker spærring for debitoren, vælges punktet “Ingen spærring”. |
| Handling knapper | |
| Hent | Når der klikkes på knappen fremkommer alle de debitorer, der opfylder de angivne afgrænsningskriterier. Hvis der ændres i afgrænsningen, skal der klikkes på knappen igen. |
| Marker alt | Denne funktion sætter en markering i feltet for alle de udvalgte debitorer. Listen kan derefter gennemgås manuelt, og der kan indsættes markering for dem, der ønskes rykket. |
| Afmarker alt | Fjerner markering i feltet for alle de udvalgte debitorer. Listen kan derefter gennemgås manuelt, og der kan indsættes markering for dem, der ønskes rykket. |
| Udskriv rykker | Udskriver rykkerbreve til de markerede debitorer. |
| Bogfør | Foretager bogføring af gebyrer for de rykkede debitorer, og opdaterer dem med den foretagne rykker. |
| Printerinformation | |
| Felter 1 | |
| Medtag | Her markeres de debitorer der skal med i rykkerkørslen. |
| Debitor | Her ses debitornummeret |
| Navn | Debitorens navn |
| Åben | Her vises alle åbne poster |
| Rykkerstatus | Den rykkerstatus debitoren har |
| Sidst rykket | Dato for sidste rykker |
| Sidste indbetaling | Dato for sidste registrerede bogførte indbetaling |
Betalingsbetingelser | |
| Internt notat | Her vises evt. notatet de er lavet på debitoren |
| Debitorens e-mail | |
| Felter 2 | |
| Dato | Oprindelige faktura dato |
| Forfald | Den dato saldoen var forfalden |
| Beskrivelse | Hvilken type bilag det drejer sig om |
| Åben (Stamvaluta) | Det samlede beløb der skal rykkes for |
| Kode | Her ses de aktuelle bilag det drejer sig om |
| Valutabeløb | De enkelte beløb de skal rykkes for |
| Rykkerstatus | Den rykkerstatus kunden har |
| Sidst rykket | Dato for seneste rykkerskrivelse til debitoren |
| Dage over forfald | Hvor mange dage der er gået siden fakturaen var forfalden |
| Notat | Hvis der er notater i forbindelse med afdragsordning med debitoren vises de her |
Sådan laver du en rykkerkørsel
1. Udfyld afgrænsningen , og klik på knappen “Hent“
Ved at markere linjerne enkeltvis kan du se status for de enkelte bilag det drejer sig om, nederst på din side.
2. Marker de debitorer der skal rykkes, og klik på knappen “Udskriv Rykker” hvorefter rykkerkørslen starter.
3. Tjek dine rykkere inden du bogfører dem, hvis alt er i orden klik på knappen “Bogfør“, og rykkere bliver bogført på de aktuelle kreditorer.
