EASY APP Hent dokumenter

For at kunne håndtere dine bilag i Easy App skal du have dem hentet ind i systemet, via de tidligere beskrevne opsætninger, samt mailintegration. Når dette er gjort, er håndteringen via evt. flow og postering enkel.

I det viste eksempel er det bogholderen der henter bilag, kategoriserer dem, er den første der skal godkende, og dermed indtaste oplysningerne fra bilaget, og derefter videresende til lageret til godkendelse.
Når lageret har godkendt bilagt, returneres det til bogholderen til kontering og bogføring.

Klik på knappen “Indgående dokumenter“, og herefter på knappen “Hent dokumenter

2. Navngiv dit dokument, så det er nemt at finde igen.

3. Vælg hvilken type dokument der er tale om – se tabel herunder. I eksemplet er valgt “Invoice” – da der er tale om en faktura.

NavnFunktion
DokumentDette kan være en hvilken som helst form for dokument. Opsigelse, tilbud ect.
InvoiceFaktura
ContractKontrakt
Purchase invoiceKøbsfaktura
OtherAndre typer af dokumenter, tilbud

4. Vælg herefter det flow du ønsker at benytte, og klik på “Aktiver” for at sætte processen i gang.

5. Klik herefter på knappen “Godkender dashboard“, hvor de faktura du har aktiveret vil vise sig, ligeledes vil afviste dokumenter komme frem på skærmen, samt senest godkendte dokumenter.

Såfremt det ikke er vedkommende der henter bilagene der skal indtaste oplysningerne på bilaget, er det blot nedenstående billede der skal udfyldes, hvorefter der klikkes på “Aktiver

6. Klik på det ønskede dokument, og indtast oplysningerne til bilaget. Se oplysninger til de enkelte felter i tabellen herunder:

FeltnavnFunktion
Øverste feltViser navnet på den dokumenttype der er valgt da dokumentet blev sat i flow. Dette kan ændres ved at klikke på pilen på linjen.
Kassekladde i Kompas4Her vises det felt der er markeret under opsætning. Kan ændres ved at klikke på pilen på linjen
BogføringstypeHer kan vælges om det skal være finans eller som kreditor. Som udgangspunkt står systemet til kreditor. Ændres ved at klikke på pilen på linjen
KreditorVed at klikke i feltet kommer en liste over kreditorer frem der er indtastet i Kompas4. Ved at taste noget af navnet på kreditoren bliver denne søgt frem fra Kompas4.
FakturanummerDette kan kopieres fra fakturaen i højre side af skærmen og indsættes
FakturadatoKan vælges via kalenderen på linjen, eller indtastes manuelt med dato.måned.år
ForfaldsdatoKan vælges via kalenderen på linjen, er indtastes manuelt med dato.måned.år
ValutaSom standard sat til DKK, kan ændres ved at klikke på pilen på linjen
Beløb inkl. momsFakturabeløb inkl. moms kan kopieres fra fakturabilaget, eller tastes manuelt
BeskrivelseHer kan indtastes en beskrivelse af bilaget
Betalings-IdHer kan indtastes betalings ID
BemærkningerHer kan indtastes eventuelle bemærkninger til bilaget
Intern bemærkningHer kan indtastes bemærkning til bilaget til godkender

7. Når oplysningerne er udfyldt klik på fanen “Kontering“, og klik på knappen “Godkend” for at videresende til den næste der skal godkende bilaget.

Live chat