Opret et indkøb

Denne funktion er særdeles egnet, ikke mindst hvis du benytter dig af lagerstyring, da dine indkøb er kædet sammen med både dit lagerkartotek, dit finanskartotek og dit kreditorkartotek.
Desuden kan du registrere indkøb til senere levering, udskrive forespørgsler, danne kreditnota, lave en ny indkøbsordre på baggrund af en tidligere ordre, se alle tidligere indkøb, samt sætte status på ordren.
OBS: For at benytte dig af indkøbskartoteket skal din kreditor være oprettet i kreditorkartoteket. 

1. Gå til fanen “Kartoteker”

2. Klik på ikonet “Indkøb” 

3. Tast “Ctrl+N” og du får nu en tom indkøbsfane frem.

Systemet giver dig utallige muligheder for oplysninger på og til dit indkøb. Som udgangspunkt er langt fra alle relevante hvis du er nystartet med dit økonomisystem. For at gøre det nemmere for dig selv anbefalers det at du første gang du opretter et indkøb bestemmer hvilke oplysninger der er relevante for dig. 
Systemet gemmer og husker dine indstillinger til næste gang, og du kan altid tilføje flere felter, i takt med din virksomhed udvides eller dine behov ændres. Se hvordan du opsætter dit system under “standardindstillinger”.

Du er nu klar til at indtaste dine indkøb: 

Oplysninger til de enkelte felter.
Kreditoroplysninger
Indkøbsnr.Dette indsættes automatisk af systemet
Kreditornr.Via ikonet vælger du din kreditor, ved at dobbeltklikke på linjen med kreditoren
AdressefelterneSystemet indsætter automatisk kreditoroplysninger når du har indtastet kreditornr.
Indkøbsoplysninger
IndkøbsdatoSystemet indsætter selv dags dato
LeveringsdatoHer kan indsættes leveringsdato, hvis ikke du ændrer denne, vil systemet indsætte dags dato.
LeveringsugeHer kan du indtaste leveringsugen
Revisitionsnr.Hvis der er krav om rekvisitionsnummer indtastes dette her
Købsfakturanr.Her kan du indsætte leverandørens fakturanr.
FakturadatoHer angives den dato fakturaen skal bogføres på. Du kan ændre eller indsætte denne dato til du opdaterer indkøbet.
KortartHer kan du indtaste hvilken type indbetalingskort der skal benyttes ved betaling af kreditoren. 
BetalingsIDHer angives kreditorens betalingsID. Hvis du har indtastet det da du oprettede kreditoren, vil det blive indsat automatisk. 
Indkøbsoplysninger
StatusHer kan du sætte status på dit indkøb via ikonet. 
BestiltVia ikonet kan du vælge “ja” eller “Nej” til om varen er bestilt, evt. i forbindelse med restordre på varen. Dette vil også kunne ses i lagerkartoteket på varen. 
IndkøberVia ikonet kan du vælge den medarbejder der har oprettet indkøbet.
LeveringVia ikonet kan du vælge kreditorens leveringsbetingelser. Du kan selv oprette flere i “Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering”
BetalingVia ikonet kan du vælge kreditorens betalingsbetingelser. Du kan oprette flere betalingsbetingelser i : ” Opsætning / Opsætning / Diverse / Betalingsbetingelser “
Godkendt af
Godkendt af 1Såfremt der er krav om indkøbet skal godkendes af andre end indkøberen.
Godkendt af 2Såfremt der er krav om indkøbet skal godkendes af andre end indkøberen.
Godkendt af 3Såfremt der er krav om indkøbet skal godkendes af andre end indkøberen.
Varelinjer
Varenr.Ved at taste de første bogstaver af varen søger systemet efter varer, og du får en liste frem. Du kan også benytte dig af ikonet, og du får derved alle varer frem fra den pågældende levereandør, du tidligere har registreret i dit lagerkartotek.
BeskrivelseHer vil beskrivelsen af den valgte vare fremgå. Det er den tekst du har indtastet på dit lagerkort.
BestiltDet antal du ønsker at bestille
EnhedDen enhed du har valgt på varen i dit lagerkartotek. 
PrisVarens pris indsættes fra dit lagerkartotek
%Den rabat du evt. er givet af din leverandør i %
ValutabeløbDet samlede beløb for varene. Beløbet kommer kun frem hvis du siger “Ja” når boksen kommer op og spørger om du vil “set lever”. Ved at sige nej skal du først ved ved leveringen afgøre hvor meget der er kommet, og derfor skal faktureres.
MomsAngiver om det er købs eller salgsmoms
Kontonr.Systemet sætter automatisk indkøb ind på konto 2010 – Alm. vareforbrug. Det er kun hvis du vil have dit indkøb ind på en anden finanskonto du skal taste her. Kunne være køb af papir til kontoret, dette vil skulle på finanskonto 3020 – Kontorartikler.

Når du er færdig med at taste dine indkøb ved den pågældende leverandør:

1. Klik på bogfør og du får følgende boks op: 

Her kan du se forskellige oplysninger på bla. kreditorsaldoen inden bogføring af dit indkøb, betalingbetingelser, dine indkøbstotaler med og uden moms, og dine printerindstillinger.

Desuden skal du her tage stilling til hvordan og om du vil bogføre dit indkøb. 

De fleste vil her vælge “Bogfør”, og der vil ikke blive udskrevet en papirkopi af indkøbet.  

Du vil efter klik på knappen “Bogfør” blive spurgt om du vil bogføre? Dette siger du “Ja” til

Der efter vil du blive gjort opmærksom på hvis du ikke har indtastet et købsfakturanr. Sig “Ja” til at bogføre alligevel, da købsfakturaen typisk først kommer efter varerne er kommet, eller sammen med varerne. 

Du kan nu se dit indkøb via knappen “Liste” i dit indkøbskartotek.