| At gemme bilag og dokumenter tilknyttet de enkelte posteringer i finanskladden, er naturligvis en mulighed i Kompas4. Måden at gøre det på er enkel, og lever dermed op til bogføringsloven, og det eneste der herefter skal tages stilling til, er hvordan man ønsker at opbevare sine data, så loven også bliver fulgt med hensyn til tilgængelighed. Der er et par enkelte systemkrav der skal være opfyldt, og hvordan du opretter disse beskrives herunder. |
Find ud af om du allerede har mapper til dine bilag:
- Klik på fanen “Værktøj“, og efterfølgende på ikonet “Databaseopsætning”
2. Dobbeltklik på det ønskede regnskab
Er der tekst i de 2 felter, der peger på en sti i dit system, skal du ikke foretage dig yderligere, da mapperne allerede er oprettet.
Er felterne tomme skal stien oprettes, og i det følgende vil du blive vist hvordan du opretter mapperne.
Sådan opretter du mapper til dine bilag:
- Klik på knappen med de 3 prikker i feltet “Dokumentmappe”, og vælg det drev, og den mappe du vil have dine dokumenter gemt i.
Hvis i er flere brugere på samme system, altså en serverløsning, skal du være obs på at oprette mappen på fællesdrevet.
2. Klik på knappen “Opret ny mappe”, og indtast det ønskede navn på mappen.
3. Klik på “OK” for at gemme, og den første sti til dine bilag er nu oprettet.
4. Klik på knappen med de 3 prikker i feltet “Dokument arkivmappe“, og marker den mappe du netop har oprettet.
5. Klik på knappen “Opret en ny mappe“, og navngiv mappen “Arkiv bilag”
Denne mappe ligger nu i mappen med dine bilag.
6. Klik på “OK” for at gemme, og stien til de arkiverede bilag er nu oprettet.
Sådan overfører du bilag til din Kompas4 mappe, så de kan vedhæftes dine posteringer.
Når du har modtaget en faktura eller andre dokumenter du ønsker at overføre til din Kompas4, skal filen gemmes i mappen “Bilag” du netop har oprettet.
Sådan vedhæfter du dine bilag til dine posteringer i finanskladden:
- Klik på fanen “Kladder” og vælg ikonet for “Finans kladde” og derefter på “Vælg”
Hvis du ikke har feltet “Dokumenter” på linjen, indsættes denne ved at højreklikke på et af felterne med overskrift, klikke på “Felter til visning“, markere i feltet “Dokumenter“, og klikke på “OK”
2. Indtast din postering som du plejer, og i feltet “Dokumenter” klikkes på knappen med de 3 små prikker.
3. Klik på knappen “Tilføj fil“, vælg det ønskede dokument, og klik på knappen “Åben”
4. Klik på knappen “Gem & Luk”, og filen er nu vedhæftet din postering.
Såfremt det samme bilag dækker over flere posteringer, tastes der “*” (stjerne) i dokumentfeltet på de efterfølgende linjer, i takt med du laver dine posteringer.
5. Klik på knappen “Bogfør” når du er færdig, og dine bilag er nu gemt på de enkelte posteringer, som lovgivningen foreskriver.
Sådan får du vist de bilag du har knyttet til dine posteringer:
- Klik på fanen “Kartoteker“, vælg ikonet “Finans“, og søg den aktuelle finanskonto frem, du ønsker at se bilaget på, ved at taste på “F3”-tasten.
2. Klik på knappen “Posteringer“, og marker linjen med det bilag du gerne vil have vist.
3. Klik på fanen “Vindue” og derefter på ikonet “Vis dokumenter”
Bilaget vises nu i et nyt skærmbillede, og du kan herfra udskrive, sende eller gemme det et andet sted.
