Massefakturering af salgsordre

Massefakturering af ordrer benyttes til at fakturere flere tilbud, ordrebekræftelser, pluklister mv. på samme tid. Funktionen gør det muligt at udskrive flere faktura mv. på en gang, så man ikke skal ind i ordrekartoteket, og derfra udfakturere hvert salg en for en.

1. Klik på fanen “Kørsler“, og herefter på ikonet “Salgsordre massefakturering” i feltet “Ordrekørsel“. 

Du får nu følgende skærmbillede frem: 

I det her viste eksempel vises udelukkende hvordan der massefaktureres ordrebekræftelser. Fremgangsmåden er den samme, uagtet om det er tilbud, følgesedler ect. 

I feltet “Beskrivelse” bør stå en standard tekst, der kort beskriver hvad henvendelsen drejer sig om. 

Det mest enkle er en gang for alle at lave denne standardtekst så den kan anvendes fremadrettet.

Opret standardtekst til massefakturering af ordrer

1. Klik på fanen “Opsætning”, og derefter ikonet “Opsætning”  

2. Klik på mappen “Diverse” og derefter “Standardtekster

3.  Klik på knappen “Tilføj” og indtast det nummer din tekst skal have – i eksemplet indtaster vi tallet 12 for faktura

4. Indtast den ønskede tekst der skal gælde som standard for fremsendelse af faktura i massefaktureringen, og herefter på knappen “OK”  

Gentag for at oprette standardtekst for dine øvrige tekster til massefakturering af salgsordrer.

Gå tilbage til fanen “Ordrekørsel” – “Abonnement massefakturering” 

1. Klik på knappen “Hent“, for at danne et overblik over den samlede mængde af ordrer, og deres status.

Da vi i det her viste eksempel kun vil massefakturere ordrebekræftelser, benyttes afgrænsningen for “Status

1. Klik på ikonet ud for feltet “Status“, og vælg den ønskede status – i eksemplet vælges “Bekræftet

2. Klik på knappen “Hent” – og listen for alle ordrer med status “Bekræftet” vil komme frem.

3. Indsæt “Fakturadato” – tast “S” for at indsætte dags dato. 

3. Marker i feltet “Funktion” hvad det drejer sig om – i eksemplet markeres “Bekræftelse

4. I feltet “Beskrivelse” indtastes det tal der indikerer standardteksten, efterfulgt af “Shift“+”F10“, hvorefter teksten indsættes. 

5. Marker i felterne under “Valgmuligheder” for “Tilladelse overskridelse af kreditmax” og ” E-mail hvis muligt“, samt “Send 

    mailen med det samme

6. Klik på knappen “Start” – og efterfølgende på “OK” i feltet der kommer op – og kørslen starter. 

Oplysninger til de enkelte felter
AfgrænsningBeskrivelse
Ordrenr.Her kan afgrænses via ordrenumre. Ved klik på ikonet fremkommer liste over ordrenumre, eller ved at taste “F4”. Klik på det ønskede ordrenummer.
Debitornr.Her kan afgrænses via debitornr. Angiv det ønskede debitorinterval ved at klikke på ikonet, eller ved at taste “F4”, og listen over debitorer kommer frem. Klik på den ønskede debitor.
Send tilHer kan afgrænses via leveringsadresse via ikonet. Salgsordren skal skal være tilknyttet en leveringsadresse i debitorkartoteket.
StatusHer kan afgrænses via den status ordren har. Der kan søges via ikonet eller ved at taste “F4”.
GruppeHer kan afgrænses via debitorgruppe. Via ikonet eller ved at taste “F4” fremkommer alle oprettede debitorgrupper. 
OrdredatoHer kan afgrænses på ordrens oprettelsesdato.
LeveringsdatoHer kan afgrænses på ordrens leveringsdato.
SorteringsfeltHvis ordrene ønskes vist i en bestemt ordren kan denne vælges via ikonet. Ved valg af navn, vil listen blive vist i alfabetisk ordren.
Valgmuligheder
Tillad overskridelse af kreditmaksVed markering her accepteres alle ordrer, også selv om de har overskredet kreditmaks.
Medtag 0 ordreHvis der ligger ordrer, hvor totalen er kr. 0,00 kan du her vælge om disse ordrer skal medtages i massefaktureringen, dette kunne evt. være en ordre, hvor man har givet 100% rabat, eller hvor man har linjer på som både er i + og -, og hvor summen af disse bevirker at totalen bliver 0.
E-mail hvis muligtMarkeres dette felt, vil alle ordrer, der har angivet en email på ordren, blive sendt som mail, alle andre ordrer uden email adresse, vil blive udskrevet til den valgte printer.
Send mailen med det sammeHvis man har valgt at sende mails via Outlook (bestemmes via systemopsætning), kan man med markering i dette felt, så mailen sendt direkte uden at den først popper op i Outlook, hvorefter brugere selv skal huske at trykke på Send knappen.
Markering eller afmarkering  af dette felt bliver husket af systemet og har derfor påvirkning i den normale mail funktion, hvor dette felt ligeledes er tilgængelig.
FakturadatoHer angives den dato som skal være bogføringsdatoen. Systemet foreslår automatisk systemdatoen. Hvis man sletter feltet, så der ikke står nogen dato, vil systemet altid bruge systemdatoen
ForfaldsdatoVil man have at alle de valgte fakturaer skal have samme forfaldsdato, kan man indtaste denne dato her, dette betyder at man sætter den automatiske beregnignsfunktion af forfaldsdatoen ud af funktion. Ønsker man at der er betalingsbetingelsen på de individuelle ordrer der skal bestemme forfaldsdatoen, skal dette felt forblive blankt.
Funktion
TilbudMarkering her sender et tilbud til alle de valgte ordrer, og sætter statusfeltet på ordren til Tilbud.
BekræftelseVed markering her bliver der sendt en ordrebekræftelse til de valgte ordrer, og status bliver sat til Ordrebekræftelse.
PluklisteVed markering her udskrives en plukliste for alle de valgte ordrer, og status sættes til Pluskiste.
FølgeseddelVed markering her bliver udskrevet en følgeseddel på alle de valgte ordrer, og status sættes her til Følgeseddel.
FakturaVed markering her bliver alle de valgte ordrer faktureret, og der udskrives/sendes en faktura til kunden. Ordren bliver arkiveret, og status sættes til Faktureret. Hvis en ordre ikke er fuldt faktureret, fordi der evt. er linier, der ikke er blevet medtaget, eller der er restordre på denne, bliver ordren liggende med de resterende linier, og status sættes til Restordre.
Følgeseddel + fakturaVed markering her udskrives en kombination, og der bliver udskrevet en følgeseddel, hvorefter ordren bliver faktureret, og den bliver behandlet lige som under Faktura.
Bogfør ingen udskrifterDenne funktion vil gennemføre en fakturering af de valgte ordrer, men denne funktion vil ikke udskrive eller maile fakturaen. Dette kan bl.a. benyttes, hvis man har en del interne ordrer, som ikke behøver blive udskrevet, eller hvis man ønsker at benytte funktionen under Ordreudskrifter,genudskriv faktura. Denne funktion vil også gemme en udskrift på kunden, hvis man i udskriftsstyringen har valgt dette.
PBS opkrævningerDu kan udlæse opkrævninger til PBS via denne funktion.
Handling
HentHenter en liste frem med de udvalgte ordrenumre. Hver gang der klikkes på ’Hent’, vil listen blive opdateret med de parametre, som er indsat i ’Afgrænsninger’.
StartIgangsætter kørslen med den valgte funktion. Når der klikkes på knappen ’Start’, fremkommer der en lille boks, hvor der besvares om kørslen skal starte eller annulleres.
Der udskrives automatisk til printeren, der er opsat under menupunktet Værktøj / Udskriftstyring / vælg fanebladet ’Salgsordre’ og derefter ’AbonnementsFaktura’.
Har du valgt funktionen ’PBS Opkrævninger’ vil der fremkomme en indtastningsboks, hvor felterne skal udfyldes.
Marker altFunktionen benyttes hvis man ønsker at alle listede salgsordrer, skal medtages i kørslen. Ved at klikke på knappen ’Marker alt’ vil alle linjerne blive markeret i feltet ’Medtag’.
Hvis en linje er markeret og alligevel ikke ønskes medtaget, klikkes der på feltet ’Medtag’ på den aktuelle linje så markeringen fjernes.
Afmarker alt
Denne funktion bevirker, at man kan annullere de markeringer, som er foretaget. Ved at bruge knappen ’Afmarker alt’ ophæves alle markeringer på én og samme gang.
Beskrivelse
BeskrivelseHer indsættes standardtekst ved at taste nummeret på den ønskede tekst og efterfølgende på “Shift”+”F10”
OrdrelinjerHer vises de ønskede ordrelinjer.
TotalFeltet viser det samlede beløb inkl. moms
BeløbFeltet viser det samlede beløb eksl. moms.