| Med en GDPR slettekørsel kan du slette alle oplysninger om en kunde eller kreditor. Det anbefales kraftigt, at du tager en sikkerhedskopi af dit regnskab, inden du foretager din GDPR sletning. |
- Klik på fanen “Værktøj“, og vælg ikonet “GDPR slettekørsel“
GDPR Debitorkørsel:
2. I feltet “Afgrænsning” kan der vælges om man vil lave kørslen ud fra debitornummer, en gruppe eller en kategori af gangen på kunderne.
3. I feltet “Opgjort pr.” vil det kun være muligt at slette kunder der ikke har været transaktioner på, inden for de seneste min. 5 regnskabsår, for at du fortsat overholder bogføringsloven.
4. I feltet valgmuligheder har du muligheden for at sikre at nye kunder der endnu ikke har haft nogen form for transaktioner, eller der heller ikke er oprettet nogen ordrer/tilbud på, ikke bliver slettet lige med det samme i denne kørsel. Standard står den til at beholde nyoprettede kunder i 60 måneder, men ønsker man ikke at have disse liggende i så lang tid, kan denne indstilling rettes til.
5. De steder i systemet, hvor du ikke kan slette en kunde totalt fra listerne, skal der i stedet indsættes en anden debitor, her vil der kunne vælges mellem de forskellige standardkunder, der er oprettet i opsætningen, er der kun en, vil denne normalt være “Standard”. Se nedenfor i tabellen, hvilke tabeller denne standardkunde vil bliver indsat.
| Debitornummeret bliver slettet i følgende tabeller, såfremt denne findes i tabellen | Debitornummeret bliver nulstillet i følgende tabeller, såfremt den findes i tabellen og posten ikke kan slettes: | Debitornummeret bliver erstattet af Standardkunden, såfremt posten ikke slettes i følgende tabeller: |
| Debitorkartotek | Finansposter | Bogførte ordrer i feltet Ordrekunde, hvis ordrekunden er en anden end fakturakunden, alle kundespecifikke oplysninger bliver nulstillet |
| Ordrekartoteket (Bogførte ordre) | Debitornr. nulstilles på bogførte lagerposter/ordrelinier | Projekt, alle kundespecifikke oplysninger bliver nulstillet |
| Kontaktpersoner på kunden | Debitor nulstilles på ordrer, hvor denne står som leveringskunde | Vandmålerkartoteket |
| Gemte dokumenter | Debitorkartotek, hvor kunden står som fakturakunde på en anden kunde | Vandmåler posteringer |
| Logbogen på kunden | Debitornr. på lagerkortet | Vandmåler varelinier |
| Intrastatposter | Ekstralageret | Vandmåler afregningskladde |
| Kundens egne varernumre på varekortet | Bogførte ordrelinier | Vandmåler arkivkladde |
| Serienr. kartotek | Bogførte kassekladder | |
| Arkivordrelinier | Projekt, hvor kunden står som leveringskunde | |
| Kunderabatter | Projekt, hvor kunden står som fakturakunde | |
| Ordrer hvor kunden står som fakturakunde | Åbne indkøb, hvor kunden står som leveringskunde | |
| Rykkerkørsel | Bogførte indkøb, hvor kunden står som leveringskunde | |
| Simulering i kassekladden | Finansposter | |
| Åbne kassekladder |
6. Klik på knappen “Hent” for at få lister over debitorer det er muligt at slette
Når du har hentet alle kunderne frem i listen, vil du kunne markere alle kunder eller kun enkelte i medtag kolonnen i listen.
Hvis en kunde har åbne ordrer/tilbud, eller der ligger en saldo på kunden, vil linien blive rød i listen, og denne kunde kan derfor ikke slettes. Skal kunden alligevel slettes, bliver du nød til at nulstille saldoen, og slette de åbne ordrer/tilbud, og igen her, vil saldoen være over 5 år gammel, og de åbne ordre/tilbud vil ligeledes være over 5 år gamle, så der burde nok gøres noget ved disse kunder nu.
7. Når du har lavet dine markeringer klik på knappen “Slet debitorer” for at gennemføre din GDPR kørsel
GDPR Kreditor kørsel:
- Klik på fanen “Kreditor”
2. I feltet “Afgrænsning” kan der vælges om man vil lave kørslen ud fra kreditornummer, en gruppe eller en kategori af gangen på kreditorerne.
3. I feltet “Opgjort pr.” vil det kun være muligt at slette kreditorer der ikke har været transaktioner på, inden for de seneste min. 5 regnskabsår, for at du fortsat overholder bogføringsloven.
4. I feltet valgmuligheder har du muligheden for at sikre at nye kreditorer der endnu ikke har haft nogen form for transaktioner, eller der heller ikke er oprettet nogen ordrer/indkøb på, ikke bliver slettet lige med det samme i denne kørsel. Standard står den til at beholde nyoprettede kreditorer i 60 måneder, men ønsker man ikke at have disse liggende i så lang tid, kan denne indstilling rettes til.
5. De steder i systemet, hvor du ikke kan slette en kreditor totalt fra listerne, skal der i stedet indsættes en anden kreditor, her vil der kunne vælges mellem de forskellige standardkreditorer, der er oprettet i opsætningen, er der kun en, vil denne normalt være “Standard”. Se nedenfor i tabellen, hvilke tabeller denne standardkreditor vil bliver indsat.
| Kreditornummeret bliver slettet i følgende tabeller, såfremt denne findes i tabellen: | Kreditornummeret bliver nulstillet i følgende tabeller, såfremt den findes i tabellen og posten ikke kan slettes: | Kreditornummret bliver erstattet af Standard kreditoren, såfremt posten ikke må slettes i følgende tabeller: |
| Kreditorkartoteket | Finansposter | EDI indlæsning til indkøbsmodulet |
| Gemte dokumenter på kreditoren | Ekstralager | |
| Intrastatposter | Feltet kreditor i lagerkartoteket | |
| Kreditors egne varernumre på varekortet | Bogførte lagerposter | |
| Sletter logpost på varen, hvor kreditor peger på | Arkiv kladdeposter | |
| Serienr. kartotek | Nulstiller kreditooplysninger på indkøb under leveringsoplysninger | |
| Indkøbsliniearkiv | Bogførte ordrelinier | |
| Bogførte indkøb | Bogførte kassekladder | |
| Arkiv indkøb | ||
| Kreditorrabatter | ||
| Simulering i kassekladden | ||
| Bankbetalingsmodulet | ||
| Kreditorkontakter | ||
| Kreditorlogbog |
6. Klik på knappen “Hent” for at få lister over kreditorer det er muligt at slette
Når du har hentet alle kreditorerne frem i listen, vil du kunne markere alle kreditorer eller kun enkelte i medtag kolonnen i listen.
Hvis en kreditor har åbne indkøb, eller der ligger en saldo på kreditoren, vil linien blive rød i listen, og denne kreditor kan derfor ikke slettes. Skal kreditoren alligevel slettes, bliver du nød til at nulstille saldoen, og slette de indkøb, og igen her, vil saldoen være over 5 år gammel, og de åbne indkøb vil ligeledes være over 5 år gamle, så der burde nok gøres noget ved disse kreditorer nu.
7. Når du har lavet dine markeringer klik på knappen “Slet kreditorer” for at gennemføre din GDPR kørsel
